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Herausforderungen für die Lohnbuchhaltung

Lesezeit: 3 Minuten Was ist in Zeiten der Corona-Krise zu tun?

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Herausforderungen für die Lohnbuchhaltung

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Die Corona-Krise beeinflusst den Arbeitsalltag in praktisch jedem deutschen und europäischen Unternehmen. Fast alle Branchen verzeichnen Auftrags- und somit Umsatzeinbußen – das hat wiederum Einfluss auf den deutschen Arbeitsmarkt. Einige Unternehmen führen als Reaktion auf die schwankende Auftragslage Kurzarbeit ein, andere schicken Mitarbeiter ins Homeoffice und wiederum andere greifen zu drastischeren Maßnahmen in Form von Kündigungen.

Doch unabhängig davon, wie einzelne Firmen mit den Einschränkungen umgehen, überall verändern sich interne Arbeitsprozesse.

Auch und insbesondere die Lohnbuchhaltung muss auf diese veränderte Lage reagieren. Falls die Geschäftsführung Kurzarbeit einführt, muss sie entsprechend Löhne und Gehälter anpassen. Falls Mitarbeiter Krankheitstage ansammeln – was durchaus mit der Verbreitung des Virus zusammenhängen kann – muss sie dies mit einberechnen.

Mit Blick darauf haben wir für Sie einige Grundregeln zusammengefasst, die es bei der Buchhaltung zu beachten gilt.

Wie Sie Ihren Betrieb aufrechterhalten:

Als Arbeitgeber sind Sie auch in Krisenzeiten verpflichtet, Angestellten monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, von wem Sie die Lohnbuchhaltung erledigen lassen. Falls Sie externe Dienstleister einbinden, sparen Sie sich sicher etwas Zeit und Energie, dafür wenden Sie Kosten auf. Falls Sie die Buchhaltung aber selbst erledigen, indem Sie etwa eine Buchhaltungssoftware nutzen, sollten Sie bestimmte Vorkehrungen treffen. Wenn nämlich Sie oder andere Mitarbeiter, die die Lohnbuchhaltung erledigen, ausfallen, müssen andere diese übernehmen können. Da durch Covid-19 derzeit die Gefahr ungleich höher ist, dass sich Menschen infizieren, sollten Sie die Möglichkeit von krankheitsbedingten Ausfällen einberechnen.

Im Vordergrund Ihrer Bemühungen muss also stehen, dass Sie auch andere Mitarbeiter oder externe Unterstützer in die Lohnbuchhaltung einbinden. Zusätzlich sollten Sie sichergehen, dass die verwendeten Programme anwenderfreundlich sind. So gewährleisten Sie, dass auch Laien buchhalterische Tätigkeiten zuverlässig erledigen können. Falls Sie also nicht sicher sind, ob Ihre Software diese Voraussetzung erfüllt, verschaffen Sie sich einen Überblick über gängige Programme und vergleichen Sie, welches besser für Ihre Zwecke geeignet ist. Auch durch Schulungen oder Workshops können Sie sichergehen, dass Mitarbeiter lernen, mit dem verwendeten System umzugehen.

Sonderregelungen bei Kurzarbeit:

Mittlerweile hat die Bundesregierung einige Gesetzesänderungen eingeführt, die es Unternehmen erleichtern sollen, Kurzarbeitergeld zu beantragen. Dadurch reagiert der Bund auf die Auftragseinbrüche in vielen Branchen. Falls Ihr Betrieb also überdurchschnittlich hart von der Krise betroffen ist, sollten Sie sich überlegen, ob Kurzarbeit für Sie eine Möglichkeit darstellt, Ihr Überleben zu sichern.

Änderungen:

  • Mindestens zehn Prozent der Beschäftigten haben einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als zehn Prozent (Vorher musste ein Drittel der Beschäftigten betroffen sein).
  • Anfallende Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitsstunden erstattet die BfA zu hundert Prozent (Bislang mussten Arbeitgeber die Beträge selbst übernehmen).
  • Leiharbeitnehmer/innen können ebenfalls in Kurzarbeit gehen und haben Anspruch auf Kurzarbeitergeld – das vorher nicht der Fall.
  • Auf negative Arbeitszeitsalden wird verzichtet.

Weiterhin übernimmt die BfA 60 Prozent der ausfallenden Löhne (bei Familien mit Kindern 67 Prozent).

Bevor Sie als Arbeitgeber Kurzarbeit anmelden können, müssen sie dies allerdings mit den betroffenen Angestellten absprechen. Auch hier gilt es, einige Voraussetzungen zu beachten.

  • Mitteilung an die Arbeitnehmer:

Die Möglichkeit, Kurzarbeit anzumelden ist nur gegeben, wenn die jeweiligen Arbeitsverträge dies vorsehen und die Angestellten zustimmen. Auch vereinbarte Ankündigungsfristen müssen Sie im Auge behalten.

  • Ankündigung bei der Bundesagentur für Arbeit:

Betriebe müssen die Kurzarbeit vor Eingang des Leistungsantrages bei der zuständigen Agentur für Arbeit schriftlich anzeigen.

Wichtig für die Lohnbuchhaltung:

Kurzarbeit stellt den Bereich der Lohnbuchhaltung vor Probleme, da sie die auszuzahlenden Löhne entsprechend anpassen muss.

Als Arbeitgeber gehen Sie in diesem Falle in Vorleistung und übernehmen den Lohn für tatsächlich geleistete Arbeitsstunden sowie das Kurzarbeitergeld. Letzteres wird Ihnen allerdings erstattet.

Sie erhalten also grundsätzlich 60 Prozent des entfallenden Nettoentgelts. Vor der Auszahlung müssen Sie oder Ihr zuständiger Buchhalter daher die Höhe des Kurzarbeitergeldes berechnen.

Die BfG stellt dafür jeweils eine Tabelle zur Verfügung, die Ihnen bei der Berechnung des Kurzarbeitergeldes für Normal- und Geringverdiener hilft.

Wichtig: Den Leistungsantrag für die Geldleistungen müssen Sie innerhalb von drei Monaten bei der zuständigen Agentur für Arbeit einreichen.

Rückkehr zur Normalität:

Kurzarbeit ist begrenzt auf zwölf Monate. Da davon auszugehen ist, dass die Regierung die Corona-Beschränkungen vor Ablauf dieser Zeit lockert, sollten Sie schon früh entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den Normalbetrieb wiederherzustellen.

Wenn sich die Auftragslage schließlich stabilisiert und Sie über einen Zeitraum von drei Monaten kein Kurzarbeitergeld beantragt haben, findet eine Abschlussprüfung durch das Finanzamt statt.

Dann ist die Krise endgültig ausgestanden.

Stand: 29.04.2020

Bildnachweis: MQ-Illustrations / stock.adobe.com

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